El acceso al expediente administrativo, un derecho del administrado

El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla (art. 8 inciso 1º de la Ley de Procedimientos Administrativos, LPA).

De todo procedimiento administrativo que tramita la Administración Pública debe crearse un expediente que contenga las diligencias previas, la solicitud o resolución que motiva su inicio y todos los demás actos de la Administración Pública hasta la resolución final y su ejecución, incluidos los actos de comunicación y las comunicaciones internas o intra administrativas que sustenten la legalidad del acto, así como las actuaciones de los interesados. Y este conjunto de documentos debe estar compilado de forma ordenada, cronológicamente, debidamente foliado y con todas las medidas para garantía de su integridad, para su plena identificación y resguardo.

El expediente administrativo es de tal trascendencia que en el contencioso administrativo es admitido como prueba en su conjunto o como un todo, aun cuando originalmente una de las partes solo pretenda la inclusión de algunos documentos que en él constan, pues se ha entendido que el mismo es la huella y evidencia de todo lo ocurrido en sede administrativa, lo que interesa hasta para la verificación de requisitos de procesabilidad. Entonces, aunque la Administración “jure”, por ejemplo, que emitió un acto, pero éste no consta en documento en el expediente administrativo, difícilmente podrá acreditar que ocurrió tal comunicación.

Es más, la inexistencia total del expediente administrativo relativo al caso puede ser considerado como evidencia de que el acto administrativo definitivo no está precedido de un procedimiento previo lo que, por regla general, encajaría en un supuesto de nulidad de Pleno Derecho o absoluta de aquél.

Pese a su importancia, aún hay Administraciones Públicas que no guardan todas las medidas para la identificación, resguardo, integridad y accesibilidad de los interesados al expediente administrativo. Sobre esto último, todavía hay algunas instituciones que conciben al expediente administrativo como Gollum al anillo en la famosa película: inaccesible y no compartible.

Penosamente no es extraño escuchar que se ofrecen mil y una excusas para que el interesado en el procedimiento (el oferente, el indiciado, el servidor a quien se quiere sancionar, el contribuyente, el solicitante de un permiso, el recurrente, etc.) no pueda tener acceso completo o inmediato a información que debe estar incluida en el expediente administrativo, sin incluir aquella prácticas que constituyen una obstaculización a su vista, por ejemplo, la limitación irrazonable del tiempo de revisión, someter al administrado a esperar incluso “meses” para que pueda llegar a ver el expediente, la entrega del expediente en condiciones espaciales incómodas, etc.

Razones como “ahorita se encuentra en otra unidad”, “no ha venido el colaborador que lo tiene”, “debe venir con abogado para revisarlo”, “no estamos en el término probatorio”, “la ley especial no indica que pude darse acceso al mismo”, entre otros, no son válidas, razonables ni suficientes para impedir que el administrado tenga acceso al expediente administrativo. E insisto, nos referimos al administrado cuyo interés está acreditado en el procedimiento.

Inclusive, la mera indicación de que en el expediente hay información “reservada” o “confidencial” no es suficiente para “esconder al precioso”, por cuanto la Ley de Acceso a la Información Pública es clara sobre la forma y requisitos para declarar formalmente la primera y para preparar versiones públicas ante el segundo supuesto.

Estas prácticas pretenden ser abolidas por la Ley de Procedimientos Administrativos que, al definir los Derechos de las personas frente a la Administración, en su artículo 16 afirma: “Sin perjuicio de los derechos reconocidos en la Constitución de la República y las Leyes, las personas, en sus relaciones con la Administración Pública, son titulares de los siguientes derechos (…) 3. Al acceso a la información pública, archivos y registros, a͟s͟í͟ ͟c͟o͟m͟o͟ ͟a͟l͟ ͟e͟x͟p͟e͟d͟i͟e͟n͟t͟e͟ ͟a͟d͟m͟i͟n͟i͟s͟t͟r͟a͟t͟i͟v͟o͟, de conformidad con lo establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública y el ordenamiento jurídico aplicable”. Asimismo, es un derecho del administrado acudir a la oficina o dependencia para que se les notifiquen las resoluciones dictadas en el procedimiento y que constan en el expediente en cuestión.

En este orden, la Ley de Procedimientos Administrativos considera como un caso de «fuerza mayor» que habilita la reposición de las actuaciones y la habilitación de un nuevo plazo, la negativa u obstáculo que la Administración oponga al interesado para examinar el expediente (art. 85 inciso final).

Y es que la negativa al acceso al expediente administrativo por razones no justificables, de conformidad con el ordenamiento jurídico, produce consecuencias que la Administración Pública debe considerar y que se intensifican según el tipo de procedimiento de que se trate, incluso a violaciones a otros derechos fundamentales que invaliden el acto definitivo.

En definitiva, los administrados ahora cuentan con herramientas más concretas para el acceso al expediente administrativo y, en general, para hacer valer sus derechos frente a la Administración, y ésta debe considerarlo como una oportunidad para legitimar su actuación y reforzar así la credibilidad en el administrado de su labor y de que sus decisiones no pueden ser controvertidas en su legalidad.